Cada vez más organizaciones requieren que sus empleados trabajen de forma remota (al menos parcialmente) y que colaboren en línea mas que nunca. Esto hace que las herramientas de productividad basadas en la nube sean imprescindibles para mantener los equipos y la información organizados. Dos empresas ofrecen las soluciones más destacadas en los últimos años de las que se pueden elegir: Google y Microsoft.
Cada una de estas empresas tiene un software de productividad con reconocimiento mundial en las organizaciones para ayudarlo a ejecutar su operación, sin importar si solo es usted o un equipo con miles de empleados. Las herramientas que ofrecen, llamadas Google Workspace (antes llamado G Suite) y Microsoft 365, son servicios de suscripción que brindan un conjunto de soluciones de productividad y comunicación que le permiten colaborar y almacenar archivos en la nube.
Ambas herramientas proporcionan características que incluyen:
- Email de negocios
- Calendarios compartidos
- Creación y uso compartido de documentos, hojas de cálculo y presentaciones
- Videoconferencia, mensajería, llamadas
- Gestión y almacenamiento de archivos en línea
- Características de seguridad
- Herramientas de colaboración en equipo
Asimismo, Google y Microsoft tienen aplicaciones similares para la mayoría de las funciones.
| Tipo de herramienta | Espacio de trabajo de Google | Microsoft 365 |
| Documentos de texto | Documentos de Google | Word |
| Hojas de cálculo | Hojas de cálculo de Google | Excel |
| Presentaciones | Presentaciones de Google | PowerPoint |
| Tomar notas | Google Keep | One note |
| Correo electrónico | Gmail | Outlook |
| Páginas web | Google Sites | SharePoint |
| Comunicación y conferencias | Google Meet / Google Chat | Microsoft Teams |
Si bien ambas empresas ofrecen las mismas soluciones, existen diferencias entre sus dos productos. Aquí compararemos Google Workspace y Microsoft 365 para ayudarlo a decidir cuál será el mejor para usted.
Google Workspace (G Suite)
Google nació en línea. Eso significa que sus productos, a diferencia de Microsoft, fueron creados para funcionar en la nube. Además, con más de 1,800 millones de usuarios activos, es probable que usted y sus compañeros ya estén familiarizados con el correo Gmail y otras de sus herramientas.
Precios de Google Workspace
Como la mayoría de los productos de Google, sus planes de precios son sencillos. Estos incluyen:
- Plan Business Starter: 117 MXN por usuario por mes
- Plan Business Standard: 234 MXN por usuario por mes
- Plan Business Plus: 351 MXN por usuario por mes
- Plan Enterprise: precios personalizados, cotizados por un representante de ventas
* Precios pueden varias a los del momento de publicación, consulta nuestros precios
Aplicaciones proporcionadas por Google Workspace:
- Apps Script – plataforma de desarrollo rápido de aplicaciones
- Calendario – gestión y programación del tiempo
- Chat – mensajes directos y salas de chat en equipo
- Voz – llamadas telefónicas (disponible en algunos países)
- Cloud Search – asistente de búsqueda con tecnología de inteligencia artificial
- Currents – herramienta de comunicación interna
- Documentos – procesador de textos
- Drive – almacenamiento de archivos
- Formularios – software de encuestas
- Gmail – correo electrónico
- Keep – servicio de toma de notas
- Meet – videoconferencias
- Hojas de cálculo – programa de hoja de cálculo
- Sites – herramienta de creación de páginas web
- Presentaciones – programa de presentación
- Vault – gobernanza de la información
- E-Discovery – busque y encuentre información
Las diferencias clave entre los planes que ofrecen son la cantidad de almacenamiento, llamadas Meet, Cloud Search y AppSheets (para el desarrollo de aplicaciones).
- Se pueden comprar los planes Business Starter, Business Standard y Business Plus para un máximo de 300 usuarios. No existe un límite máximo o mínimo de usuarios para los planes Enterprise.
- El almacenamiento comienza en 30 GB por usuario en el plan Starter y aumenta a 2 TB, 5 TB y almacenamiento ilimitado en los planes actualizados.
- Las videollamadas incluyen hasta 100 participantes en el plan Starter y 150 y 250 en otros planes.
- Todos los planes, excepto Starter, tienen acceso a la funcionalidad de búsqueda inteligente en la nube con amplias opciones de búsqueda.
- Solo aquellos en el plan Enterprise reciben acceso a la herramienta AppSheet de creación de aplicaciones sin código de Google.
Microsoft 365
Muchas empresas ya dependen de los productos de Microsoft como Excel, Outlook, PowerPoint y Word, lo que dificulta que se cambien a otra plataforma. Volver a capacitar a los empleados para que utilicen diferentes herramientas, aunque el cambio puede ser guiado, puede llevar mucho tiempo y ser improductivo.
Los precios de Microsoft son menos sencillos que los de Google. Además de sus tres planes, también tienen planes Enterprise para organizaciones más grandes, un plan de aplicaciones, que incluye las aplicaciones pero no las herramientas de escritorio y un plan de solo correo electrónico (F3).
Precios de Microsoft 365
- Plan Business Basic: 116 MXN por usuario por mes
- Plan Business Standard: 262.50 MXN por usuario por mes
- Plan Business Premium: 420 MXN por usuario por mes
- Apps for Business: 174.30 MXN por usuario por mes
* Precios pueden varias a los del momento de publicación, consulta nuestros precios
Tanto Google como Microsoft tienen precios especiales para instituciones educativas, organizaciones sin fines de lucro.
Aplicaciones proporcionadas por Microsoft 365:
- Outlook – correo electrónico y calendario
- Word – procesador de textos
- Excel – hojas de cálculo
- PowerPoint – presentaciones
- OneNote – colaboración para tomar notas
- Publisher (solo PC con Windows) – publicación de escritorio
- Acceso – sistema de gestión de bases de datos
- SharePoint – sitios de grupo en línea
- One Drive – almacenamiento de archivos
- Microsoft Teams – videollamadas, chat, grupos, contenido y uso compartido de archivos
- Listas – información de la pista
- Formularios – software de encuestas
- Reservas – programe y gestione las citas de los clientes
- Yammer – redes sociales dentro de las organizaciones
- MyAnalytics – herramienta de datos de seguimiento de la productividad
- Skype Empresarial – mensajería instantánea y videollamadas
- Power BI – visualizaciones interactivas e interfaz de inteligencia empresarial
Todos los planes de Microsoft 365 incluyen funciones basadas en la nube. Los planes Business Standard y Business Premium tienen la capacidad de descargar aplicaciones de escritorio en hasta 5 dispositivos por usuario.
Los planes Básico, Estándar y Premium incluyen 1 TB de almacenamiento para archivos en One Drive.
El paquete de aplicaciones (Apps for Business) de Microsoft 365 incluye las aplicaciones de escritorio (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y el almacenamiento en la nube, pero ninguna de las otras funciones de colaboración.
Cómo Se Comparan Google Y Microsoft
Tanto Google Workspace como Microsoft 365 tienen una amplia gama de soluciones. Comparemos los usos más comunes de las herramientas de productividad.
Trabajando Sin Conexión
Google es una herramienta basada en la nube; sin embargo, tienen opciones para trabajar sin conexión.
Si usa el navegador Chrome de Google y habilita la sincronización de archivos, podrá acceder y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google sin conexión para cargarlos y sincronizarlos más tarde. No tendrá colaboración en tiempo real al no contar con internet. También puede habilitar el correo sin conexión para Gmail. Los mensajes enviados se mantendrán en una bandeja de salida hasta que vuelva a conectarse a Internet.
Verdicto: Con Microsoft 365, trabajar sin conexión es más fluido con sus aplicaciones de escritorio y OneDrive, que sincroniza archivos automáticamente al regresar a conexion, lo que da ventaja a Microsoft en este aspecto.
Correo Electrónico
Ambos proveedores se configuran a su nombres de dominio para proveer correo electrónico empresarial, protección antimalware, alias de grupo y filtrado y protección de correo no deseado (spam).
El plan Business Basic de Microsoft 365 de 116 MXN por mes incluye un buzón con 50 GB y el almacenamiento de archivos de 1 TB en One Drive. El plan Starter de Google, por el contrario, cuesta 117 MXN por mes y limita el almacenamiento total, incluido el correo electrónico, a 30 GB.
El siguiente nivel de planes equivale a más de 2 TB, 5 TB y almacenamiento ilimitado, respectivamente para Google, mientras que Microsoft tiene un límite de 1 TB de almacenamiento de archivos y 50 GB para la bandeja de entrada, a menos que tenga un plan empresarial. Sin embargo, su sistema de archivo de correo electrónico puede ahorrar mucho espacio, lo que hace que 1 TB sea más razonable.
Veredicto: Ambos servicios ofrecen lo que debería ser suficiente almacenamiento de correo electrónico para los usuarios típicos, Microsoft es más generoso con su plan más básico, mientras que Google es más generoso con sus planes intermedios y Empresariales.
Comunicación y Colaboración
Google Workspace y Microsoft 365 ofrecen una gran variedad de herramientas de comunicación y colaboración. La parte difícil es decidir qué aplicaciones son más adecuadas para diferentes tareas.
Ambos servicios permiten la edición simultánea de documentos mientras está en línea. Con OneDrive, puede colaborar utilizando las aplicaciones de escritorio, que pueden ayudar con los problemas de ancho de banda muy limitado. En lugar de tener varias versiones del documento o realizar un seguimiento de los cambios, los colaboradores pueden simplemente ver quién está editando en tiempo real. Esto es más fácil de usar que la colaboración de documentos de Google, que tiene lugar completamente en la nube y, a veces, puede agotarse o retrasarse, como con todas las herramientas de la nube estas son dependientes de la calidad de conectividad a internet.
Microsoft Teams ofrece una experiencia más inmersiva con todas sus herramientas de comunicación fácilmente accesibles desde una pantalla. Sin embargo, si está utilizando la bandeja de entrada familiar de Gmail, el lanzamiento de cualquiera de las herramientas de Google está a 1 clic de distancia.
En nuestra amplia experiencia utilizando ambos servicios, las herramientas de Google suelen ejecutar de manera más rápida, confiable y presentan mejor calidad en video llamadas que Microsoft.
Veredicto: Aunque ambos tienen ventajas las herramientas de Google ofrecen una mejor experiencia en el ambiente colaborativo y de edición simultanea.
Almacenamiento de Archivos
Como se mencionó anteriormente, el plan Microsoft 365 Business Basic incluye 1 TB de almacenamiento de archivos, mientras que el plan Business Starter de Google ofrece solo 30 GB, incluido el correo electrónico. Si eres alguien que almacena imágenes y videos en esta cuenta, el espacio que ofrece Google en su plan más básico puede estar muy limitado. Le permiten comprar espacio de almacenamiento de 100 GB por 340 MXN al año, que es una opción viable si no necesita ninguna de las funciones que ofrecen en sus planes más caros y solo requiere de más almacenamiento.
La actualización al plan Business Estándar por el doble del precio ofrece 2 TB de almacenamiento además de muchas otras funciones excelentes. Entonces esa también es una posible solución.
En cuanto a Microsoft, para los usuarios que almacenan muchas imágenes y videos, 1 TB puede no ser suficiente a largo plazo. Sin embargo, si sus necesidades de almacenamiento son principalmente solo documentos, 1 TB debería ser suficiente y funcionar bien para la gran mayoría de los casos de uso.
Lo bueno de cualquiera de estos productos es que puede iniciar un plan inferior y actualizarlo más tarde sin perder información.
Veredicto: Desde la perspectiva de almacenamiento, ambas empresas ofrecen planes para satisfacer sus necesidades, solo es cuestión de elegir el paquete adecuado.
Videollamadas
Tanto Google Workspace como Microsoft 365 ofrecen funciones de videoconferencia a través de Google Meet y Microsoft Teams.
Microsoft 365 permite que 300 participantes llamen y hasta 10,000 usuarios para eventos en vivo a través de la aplicación Teams. Google Meet, por el contrario, solo permite 100 en el plan Business Starter, 150 en el Business Standard y 250 en el plan Business Plus.
Veredicto: Microsoft tiene más que ofrecer, ya que su solución de conferencias ofrece mas participantes en los planes iniciales. En los últimos años la calidad de las llamadas ha sido mejor con Google. Le damos una ligera ventaja a Microsoft en esta funcionalidad.
¿El ganador es… ?
La plataforma ganadora va a depender como responda preguntas como las siguientes:
- ¿Que tipo de dependencia tiene sobre los programas de Office?
- ¿Con que programas están familiarizado la mayor parte del personal en su organización?
- ¿Con que tipo de archivos trabaja y comparte con sus clientes y proveedores?
Si no está familiarizado con ninguno de los servicios, consideramos que Google Workspace es mas fácil de adoptar y de aprender con su interfaz intuitiva y simple. Por lo general vemos las nuevas empresas y startups con usuarios jóvenes que crecieron con Gmail prefieren a Google Workspace sobre Microsoft.
Si colabora en hojas de cálculo, documentos y presentaciones complicadas con otros miembros de su equipo, Microsoft 365 es una opción superior a Google Workspace. Sus aplicaciones de escritorio son mejores en casi todos los aspectos. Si trabaja en archivos complicados de forma independiente, una recomendación es comprar una licencia de software de MS Office para usar en su PC/Mac junto con un plan Google Workspace Starter, luego actualizar ese plan cuando sea necesario.
Google Workspace vs. Microsoft 365
(Cuadro Comparativo)
| Características | Microsoft | |
| Correo electrónico | Gmail | Outlook |
| Calendarios | Calendario de Google | Exchange |
| Almacenamiento en la nube | Google Drive | One Drive |
| Almacenamiento del plan inicial: correos electrónicos / archivos | 30 GB en total | 50 GB / 1 TB |
| Aplicaciones de productividad (documentos, hojas de cálculo, presentaciones) | Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google | Word, Excel, PowerPoint |
| Herramientas de comunicación en equipo | Google Meet, Chat, Voice | Equipos de Microsoft |
| Herramientas de escritorio | No | sí |
| Costo inicial | 117 MXN | 116 MXN |
| Costo de almacenamiento adicional | 100 GB x 40 MXN x mes | 100 GB x 40 MXN x mes |
Conclusión: Ambos productos representan una excelente propuesta de valor. Las dos plataformas requieren sobrepasar curvas de aprendizaje para comprender la funcionalidad de compartir y colaborar en la nube. Cada uno ofrece una variedad de soluciones para abordar cualquier trabajo, tarea o proyecto. Con cualquiera de los dos, podrá colaborar y almacenar archivos en la nube, haciendo que el trabajo en equipo sea más fácil y productivo.